Minder verloop in personeel door inzicht in de caseload
Goede en tevreden medewerkers zijn het meest kostbare bezit van een organisatie. Zij bepalen in belangrijke mate het bestaansrecht en het imago van de organisatie. Hoe is het dan toch mogelijk dat er zo slecht wordt ingespeeld op overbelasting en ziekteverzuim? Het is bijna dagelijks in het nieuws dat zorgmedewerkers overwegen om te stoppen en een andere baan te zoeken. In een steeds kleiner wordende vijver moeten werkgevers daarom kunstgrepen uithalen om nieuwe medewerkers te verleiden. Gaten in de bezetting moeten worden opgevuld. Waarom wordt er niet of nauwelijks ingezoomd op de structurele oorzaken van personeelsverloop en uitval?
Werkbelasting en arbeidsvoldoening
Te hoge werkbelasting en geen arbeidsvoldoening zijn al sinds jaar en dag de belangrijkste oorzaken van uitval en verloop. De hoogste tijd dus om met een andere bril te gaan kijken naar deze twee aspecten. Gewoon een simpele vraag: kunt u op dit moment vertellen wat de objectieve werkbelasting is van uw individuele medewerkers? Wie staat er op omvallen en wie heeft er nog ruimte om er cliënten bij te nemen? Hoogstwaarschijnlijk heeft u dat inzicht niet en merkt u het pas op het moment dat het te laat is. Een medewerker meldt zich ziek of nog erger raakt er voor langere tijd uit.
Duur van de wachtlijst
Of merkt u dat de duur van de wachtlijst in een team aanzienlijk is en toeneemt? Werkbelasting en ‘wachtlijstduur’ zijn bijna onlosmakelijk met elkaar verbonden en hebben een causaal verband, omdat er immers een wachtlijst ontstaat wanneer werknemers geen ruimte meer hebben voor nieuwe cliënten. Grip hebben op werkbelasting betekent dan ook direct grip op verloop en uitval van medewerkers en niet in de laatste plaats grip op de duur van de wachtlijst en daarmee het imago naar opdrachtgevers.
De caseload grafisch inzichtelijk
ZOCUS is begonnen de caseload – lees werkbelasting – van individuele medewerkers grafisch inzichtelijk te maken. Cliënten in de caseload worden in ZOCUS bij de intake ‘gewogen’ op de benodigde ondersteuning en complexiteit. In de caseload-functionaliteit wordt het verschil zichtbaar gemaakt tussen cliënten met relatief weinig benodigde ondersteuning en cliënten die extreem veel aandacht en zorg nodig hebben. Bij iedere medewerker is in één oogopslag zichtbaar hoe groot de caseload is en de differentiatie aan type cliënten.
Objectieve en meetbare feiten
Van iedere cliënt is ook direct te zien hoelang zij al in de caseload staan. Team- of afdelingsleiders zien daardoor direct wie er ruimte zou moeten hebben voor een nieuwe cliënt. Tegelijkertijd ontstaat ook de mogelijkheid om een medewerker preventief te beschermen tegen overbelasting en uitval. Niet alleen de team- of afdelingsleiders zien dit overzicht. Ook de medewerkers zelf zien hun caseload op hun eigen dashboard terug. De betrokkenheid bij het resultaat van de organisatie neemt hierdoor toe. Gesprekken over de werkbelasting hoeven niet langer op basis van onderbuikgevoel of beleving te worden gevoerd, maar worden mogelijk op basis van objectieve en meetbare feiten.
